Esta información se consolidó con base en diferentes fuentes, entre ellas la Cámara de Comercio de Cali y la Cámara de Comercio de Bogotá.
Todas las Empresas registradas ante Cámara de Comercio, deben realizar la renovación de la matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses de cada año. Es decir, hasta el 1 de abril de 2024.
Para renovar la matrícula mercantil en un año determinado, debe tener en cuenta la información financiera a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
Este trámite se hace de forma virtual o presencial ante la Cámara de Comercio, dependiendo de la ciudad en la que está registrada la sociedad. En el caso de la ciudad de Cali la renovación puede realizarse de manera fácil, rápida y segura en www.ccc.org.co ingresando en el módulo Sede Virtual.
La liquidación de la Renovación se puede realizar en su página web, dentro de la Sede Virtual – En la opción consultar, Valor de la renovación o solicitando las tarifas llamando al Call Center. https://enlinea.ccc.org.co/
Para poder realizar la renovación de tu Matrícula Mercantil, tu empresa debe haber cerrado y aprobado los Estados Financieros del año inmediatamente anterior y estos deben estar firmados por tu Contador.
La Cámara de Comercio nos va a solicitar la siguiente información contable, para realizar el trámite de renovación:
- Activo corriente, no corriente y total.
- Pasivo corriente, no Corriente y total.
- Patrimonio Total.
- Pasivo más patrimonio.
Es importante contar con los Estados Financieros definitivos de la sociedad, pues si hacemos algún cambio en los mismos deberemos corregir la información registrada en la Cámara de Comercio, lo cual generará un doble costo para la empresa.
Adicionalmente, la Cámara de Comercio nos va a solicitar que actualicemos y registremos los siguientes datos:
- Datos de contacto de la sociedad (si cambiaste de dirección o información de notificación, esta es la oportunidad perfecta para actualizarlos ante la Cámara de Comercio sin costo adicional).
- Cantidad de trabajadores con los que cuenta la empresa.
- Número de mujeres que trabajan en la empresa.
Tips De Renovación
Plazo para renovar Registro Mercantil, ESAL, RNT, RUNEOL: 1 de abril de 2024.
Plazo para renovar Registro de Proponentes: 5 de abril.
Para las empresas inactivas únicamente puede presentar el trámite:
- Persona natural: Directamente o por poder.
- Sociedades de personas: Representante legal, socios, miembro órgano de administración o revisor fiscal (inscritos).
- Sociedades por acciones y Esales: Representante legal, miembro de órgano de administración, o revisor fiscal (Inscritos).
Se realizará validación de identidad a los inactivos (registrados que no han presentado ningún trámite (renovación o inscripción) en los últimos 3 años).
Poder general (escritura pública) o especial (con reconocimiento de contenido y firma ante notario): Se validará que el apoderado tenga facultades para presentar la renovación.
La renovación se entiende efectuada con el pago y cuando el formulario RUES se encuentre firmado, sin errores y debidamente diligenciado.
El formulario debe contener información legible y todos los campos mínimos deben estar diligenciados.
Para renovación y matrícula se solicitará el formato de campos adicionales (género y CIIU por el que recibió mayores ingresos por actividad ordinaria, cuando tienen más de un CIIU reportado).
No tienen la obligación de renovar:
- Comerciante fallecido desde el día de su muerte.
- Pérdida de calidad de comerciante, desde la fecha que se reporta.
- Cierre definitivo del establecimiento, desde la fecha que se reporta.
- Personas jurídicas disueltas.
Persona natural fallecida: cónyuge supérstite o cualquiera de los herederos. Acreditar esa calidad con copia simple del registro de matrimonio o civil de nacimiento. Adjuntar registro de defunción.
- Cancelar la matrícula/inscripción, se debe estar al día con los años que adeude por concepto de renovación, y no pagará el año en curso cuando se encuentre dentro de los 3 primeros meses del año.
- Reactivación no se exige el pago de renovación de años anteriores a la disolución, salvo que la causa de la disolución haya sido la depuración del artículo 31 de la Ley 1727 de 2014.
- La Reactivación exige el pago del año actual, salvo que se encuentre dentro del plazo legal.
Conservación de los beneficios de la Ley 1780 de 2016 (Deben cumplir con los siguientes requisitos).
Persona Natural:
- Renovación oportuna.
- Declarar en el formulario si cumple o no con los requisitos de la norma.
- Edad entre 18 y 35 años.
- Aportar formato de acreditación de requisitos.
- Copia de los estados financieros firmados por contador o revisor fiscal, con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
Persona Jurídica:
- Renovación oportuna.
- Declarar en el formulario si cumple o no con los requisitos de la norma.
- Aportar formato de acreditación de requisitos.
- Copia de los estados financieros firmados por contador o revisor fiscal, con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
- Copia del documento de identidad de socios o accionistas, si son diferentes a los reportados en la constitución.
Las personas naturales que tenga más de 6 meses en mora en el pago de una multa no puede renovar su matrícula mercantil (Multas del Código Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana, antes Código de Policía) No aplica para establecimientos, ni Esales. No aplica para otras medidas correctivas. Es posible aceptar la constancia de pago de la multa que presente el usuario.
La descripción de la actividad económica solo se solicita para personas naturales y establecimientos de comercio.
Devolución dineros Ley 1780 de 2016. Permite compensar en la renovación o en cualquier trámite.
Actividades de alto impacto: CIIU 5630 Expendio de bebidas alcohólicas para el consumo dentro del establecimiento o CIIU 9609, esta última siempre y cuando en la descripción de la actividad económica indiquen servicios sexuales o actividades de trabajadores y trabajadoras sexuales).
Certificado de uso de suelo para renovar, si se modifican datos de ubicación del empresario o del establecimiento de comercio o de la actividad económica con actividades de alto impacto.
Se entiende por datos de ubicación: dirección comercial, ciudad del domicilio principal. No aplica para cambios de correo electrónico ni teléfonos.
La actividad de servicios sexuales no tiene un Código CIIU definido, por tal motivo esta actividad no se verifica, salvo que en el campo de la descripción de la actividad económica indique de manera expresa que presta “servicios sexuales”.
El Registro Mercantil permite a todos los empresarios ejercer cualquier actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante. Además, tener acceso a información clave para que amplíen su portafolio de posibles clientes y proveedores.
La Matrícula Mercantil hace pública la calidad de comerciante, en la medida que hace visible al empresario frente a potenciales clientes que consultan los registros. Contiene información sobre los datos generales de los comerciantes y de las sociedades.
Beneficios de tener Matrícula Mercantil
- La Matrícula Mercantil es para el empresario el certificado que da información real y actualizada de su empresa.
- Es la prueba de existencia y representación legal. Además, es la evidencia exigida por la ley para acreditar a una persona legal.
- Le permite a un empresario ser ubicado fácilmente para realizar posibles negocios y alianzas comerciales.
- Da fe de la actividad empresarial que una empresa está realizando.
- Permite determinar las facultades legales y sus limitaciones.
- Permite identificar miembros de la Junta Directiva de una sociedad.
¿Cuáles son sus obligaciones como comerciante y qué pasa si no cumple con ellas?
De acuerdo con el artículo 19 del Código de Comercio, las obligaciones del comerciante son:
- Matricularse en el Registro Mercantil y realizar su renovación anualmente.
- Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos, libros y documentos.
- Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.
- Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.
- Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles.
- Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
El incumplimiento de las anteriores obligaciones se sanciona con multas económicas impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de hasta 17 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) (esto es un poco más de $22 millones de pesos).
Si requieres el servicio de Renovación de Cámara de Comercio para tu Empresa, escríbenos en https://tupymecontable.com/contactanos/ y nosotros te ayudaremos con todo el proceso.